¿En qué aspectos puede incidir el empresario para mejorar su productividad?
Las empresas pueden aumentar su productividad de forma sostenible mejorando las competencias de la mano de obra, invirtiendo en mejores infraestructuras, adoptando nuevas tecnologías, mejorando la seguridad y la salud de los trabajadores o incorporando prácticas empresariales más eficientes.
Cuando hablamos de mejorar la productividad, no sólo hablamos de la optimización de la gestión del tiempo sino de la combinación de varios de los citados aspectos o técnicas de mejora de la productividad.
Entiendo que el empresario ha de tomar una serie de decisiones y delegar otras. Existen decisiones estratégicas, tácticas y operacionales. ¿Cuáles debe reservarse para sí el empresario y cuáles debe delegar?
Los empresarios deben tomar las decisiones estratégicas a la hora de planificar el rumbo de la organización. Es decir, cuando definen objetivos a largo plazo, o cuando toman en consideración cambios en el modelo de negocio o el papel de la organización.
Para poder los objetivos establecidos o llevar a cabo un cambio de modelo de negocio se deberá llevar a cabo a todos los niveles, es decir a Nivel estratégico, Nivel táctico y Nivel operativo
- Nivel estratégico:
Se trata de la visión que mueve las acciones de la empresa. La dirección juega un rol principal en la toma de decisiones a la hora de definir la estrategia, por lo que debe actuar con suma precisión para que toda la organización comprenda su visión. Establece los objetivos a cumplir y las líneas maestras para alcanzarlos.
- Nivel táctico:
Se trata de definir los objetivos y crear las acciones a realizar para implementar la estrategia de la empresa con éxito. Se trata de una planificación específica y que atiende en profundidad a los detalles. Se desarrolla a nivel departamental luego serán los directores de cada departamento/área los responsables de desarrollarlo.
- Nivel operativo:
En este nivel la responsabilidad recae en los agentes encargados de ejecutar las acciones desarrolladas en el nivel táctico. Realizan acciones de corta duración de unos meses de duración, y se enfocan en acciones muy concretas.
Estos tres niveles de gestión empresarial, sostienen una relación de interdependencia y coordinación, (aunque pueden actuar de manera autónoma) pero siempre con la garantía de que estén alineados en el logro de los objetivos definidos y establecidos por los empresarios.
Delegar es uno de los procesos más difíciles para cualquier empresa. ¿Existen trucos o consejos para ayudar a un empresario a delegar?
Cierto. A mi modo de ver, para que un empresario sea capaz de delegar tareas, es condición “SINE QUA NON” confiar 100% en aquella persona a quien pretendes delegar cierta responsabilidad o tarea y conocer las fortalezas, habilidades e intereses.
Delegar una tarea no significa desentenderse de ella, al contrario (se deberá llevar a cabo un proceso de traspaso, enseñanza y apoyo) pero siempre asignando la tarea o responsabilidad a aquellas personas capacitadas para ello o que sean capaces de desarrollar las competencias nuevas que se le quieren delegar. Pues de lo contrario no se acaba de delegar, existe desconfianza en el output elaborado y no se logra reducir la carga de trabajo del empresario.
¿Cómo puede un empresario discernir entre lo urgente y lo importante y cómo esto contribuye a optimizar su tiempo?
Muchas veces confundimos lo urgente con lo importante.
Lo urgente es aquello que requiere nuestra atención inmediata y suele ser algo que no planeamos, tiene una fecha límite y es tangible. Ejemplos (una llamada telefónica, un mensaje de texto, un e-mail, una persona que necesita nuestra ayuda, etc.).
Lo importante, es aquello que es relevante para nuestros objetivos y que requiere una acción planificada. Ejemplos (lograr los objetivos establecidos, cumplir con las fechas de entrega de los proyectos profesionales, la familia, la salud, etc.)
A menudo, dejamos de lado lo importante. Para evitarlo, debemos tomar un momento para evaluar las prioridades (qué es realmente importante para nosotros) y asegurarnos de que dediquemos suficiente tiempo y energía y recursos para lograr alcanzar lo importante (objetivos/metas).
Para gestionar el tiempo de manera eficaz, tienes que ser capaz de distinguir entre las tareas urgentes y las importantes, y priorizar en consecuencia.
Si solo atiendes tareas urgentes, corres el riesgo de descuidar las importantes que te ayudan a alcanzar tus metas a largo plazo. Al equilibrar ambas categorías, podrás trabajar de manera más estratégica, maximizar tu productividad y lograr un mayor nivel de satisfacción y éxito en tus esfuerzos.
¿Trabajar por objetivos es más eficaz que trabajar por actividad?
El trabajo por objetivos puede ayudar a la empresa a mejorar sus niveles de productividad si se definen correctamente los indicadores clave de desempeño.
El trabajo por objetivos establecido de forma realista y consensuada permite que el trabajador gestione su propio tiempo, pudiendo ofrecer en determinados casos una mayor conciliación laboral-familiar. También hace que el trabajador se sienta reconocido y valorado por la empresa.
Por el contrario, el trabajo por actividad/horas puede ser preferido por algunos trabajadores, si bien es importante que este trabajo sea monitorizado. En estos casos, es conveniente promover incentivos a los trabajadores para que así sean más productivos durante la jornada laboral. Un trabajo por actividad que no se haya definido adecuadamente podría provocar ineficiencias e incluso niveles de ociosidad.
Finalmente, existen una serie de departamentos o áreas que deben ser analizadas de forma independiente. Por ejemplo, Administración, Atención al cliente o postventa / servicio técnico, son áreas de soporte que deben ser evaluadas adicionalmente por la calidad y soporte ofrecido, y no únicamente por los objetivos y horas dedicadas.
¿Qué tipos de liderazgos hay y cómo influyen en el aprovechamiento del tiempo del empresario?
Existen muchos tipos de liderazgo, los más comunes / tradicionales son: el Liderazgo Autocrático o Autoritario, el democrático o participativo, el de laissez faire y el Liderazgo transformacional
Liderazgo autocrático o autoritario: es cuando todas las decisiones relevantes están centralizadas en una sola persona que actúa de forma decisiva. Es un líder que impone y espera que se cumplan sus órdenes, y solamente incluye al equipo cuando surgen tareas o necesidades. Funciona bien cuando el líder es el miembro con mayor conocimiento y experiencia del grupo. En cuanto al aprovechamiento del tiempo, a pesar de que las decisiones puedan tomarse de manera rápida y ágil, se pueden generar cuellos de botella debido a que toda decisión debe pasar por una sola persona.
Liderazgo democrático o participativo: Este tipo de líder fomenta que su equipo decida y asuma responsabilidades en la toma de decisiones. Tiene en cuenta las opiniones de su equipo y se siente responsable y comprometido con el equipo que lidera. Suele ser el más efectivo de los tres pues fomenta la motivación, el compromiso y la participación, lo que suele generar un trabajo de mayor calidad. Sin embargo, los equipos suelen ser menos productivos y ágiles que los que tienen un líder autoritario.
Liderazgo laissez faire: Este tipo de liderazgo ofrece escasa o nula orientación a su equipo, otorgándoles total libertad en la toma de decisiones. Funciona muy bien si todos los miembros del equipo son expertos cualificados y tienen claro su cometido/rol, pues valoran la autonomía que se les ha otorgado. Sin embargo, en ocasiones los miembros evitan las responsabilidades y se culpan unos a otros. En estos casos puede ocurrir que para cuando el empresario necesite reconducir o modificar un proyecto, este esté muy avanzado y haya que recular e invertir más tiempo del esperado.
Liderazgo transformacional: son líderes que se ganan el respeto y la confianza de quienes los siguen, mediante lo comúnmente conocido como “las cuatro íes” —consideración individualizada, estimulación intelectual, motivación inspiradora e influencia idealizada. Utilizan la motivación y el coaching para empoderar a su equipo y hacerlo muy efectivo. En cuanto al empresario, este deberá preocuparse básicamente de que las prioridades y los objetivos van en línea con los de la organización.
¿La tecnología es un aliado de la productividad? ¿Qué herramientas puede incorporar el empresario en su actividad y la de su empresa para ser más eficaz?
Por supuesto. La productividad como bien sabemos está formada por trabajo y tecnología (capital). Ambas variables son de suma importancia y se deben gestionar conjuntamente para aumentar la productividad de la empresa. En función de la actividad de la empresa, el componente tecnológico será más bien un componente de soporte, comunicación y/o seguridad (ofimática, cloud, inteligencia artificial, ciber tecnología, sistemas de pago, etc), o bien un componente esencial (cadenas de producción altamente automatizadas, estudios de mercado, etc.) o una combinación de ambos.
Simplemente recordar que la tecnología es esencial, si bien siempre debe estar supervisada, al menos de momento, por los trabajadores…;)
¿Hay algún aspecto más que influya en la actividad del empresario para aumentar su productividad que nos hayamos dejado en el tintero?
En mi opinión ya hemos hablado de los principales aspectos para mejorar la productividad.
Lo más importante es disponer de la tecnología adecuada y tener unos trabajadores que estén motivados, y dado que las personas somos distintas por naturaleza, en ocasiones es importante que el empresario tenga este factor en cuenta. Habrá trabajadores que prioricen la flexibilidad laboral, otros su remuneración, otros su crecimiento profesional, etc… El empresario debe tener en cuenta los intereses o prioridades de cada uno, sin caer en favoritismos y discriminaciones.